Le scadenze del CAD e le novità normative per la formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici


L'INAPP (l'Istituto Nazionale per l'Analisi delle Politiche Pubbliche) ha attivato il Campus Obiettivo Gestione Documentale, progettato e realizzato da FPA Digital School, per i suoi dipendenti.

Il 10 settembre scorso sono state pubblicate le Linee Guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici che saranno pienamente applicabili dal 7 giugno di quest’anno.
Le linee guida indicano le modalità di formazione e gestione dei documenti con due principali adempimenti cui le PA devono far fronte:
  • l’individuazione del Responsabile della gestione documentale
  • l’adozione del Manuale di gestione documentale.
Si tratta dell’attuazione di un percorso normativo, ma ancor prima evolutivo, che segue l’innovazione digitale nell’applicazione dei modelli e delle procedure di gestione documentale.
Essere in regola con gli adempimenti delle linee guida significa garantire efficienza ai processi interni e aderenza ai principi alla base del percorso di digitalizzazione e innovazione dei servizi dell’Amministrazione.

Registrazione, classificazione, formazione di fascicoli informatici e di altre aggregazioni documentali, elaborazione del manuale di gestione e del manuale di conservazione, selezione e scarto, archiviazione e conservazione costituiscono tuttora le attività critiche di un processo finalizzato ad accompagnare la trasformazione digitale del Paese senza rinunciare ai principi che sono alla base del nostro sistema documentario. È tuttavia necessario che gli enti siano in grado di operare una revisione degli strumenti esistenti con l’obiettivo non più rinviabile di formare, gestire e mantenere archivi digitali.

Nel Campus Obiettivo Gestione Documentale saranno oggetto di analisi sia i principi di base dei sistemi documentari digitali, sia gli strumenti necessari a sostenere la qualità della formazione e conservazione degli archivi pubblici. 

L'obiettivo di questa serie di seminari e workshop dedicati alla gestione dei documenti e degli archivi digitali è quello di affrontare in forma modulare questioni di notevole complessità, che sono ancora oggi al centro di importanti interventi normativi. L’Agenzia per l’Italia digitale ha approvato nel settembre 2020 le Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici che hanno aggiornato molte indicazioni tecniche, introdotto nuovi requisiti, definito nuove attività e responsabilità in questo ambito.

Il percorso si compone di 8 moduli da 4 ore, suddivisi in giornate, con la supervisione scientifica e la conduzione di Maria Guercio, docente di gestione documentale presso la Scuola di specializzazione in beni archivistici e librari dell’Università La Sapienza di Roma e Monica Martignon, responsabile della divisione sistema bibliotecario e documentale e responsabile della conservazione presso l’Università Iuav di Venezia.

Percorso completo Campus OBIETTIVO Gestione documentale

  • Area 1: La gestione documentale 4 moduli in 16 ore di formazione in sincrono
  • Area 2: La tenuta e la conservazione di archivi digitali 2 moduli in 8 ore di formazione in sincrono
  • Area 3: Lo scarto e il piano di conservazione 2 moduli in 8 ore di formazione in sincrono

Per un totale di 32 ore di formazione e consulenza 

Area 1: La gestione documentale

22 giugno dalle 9:00 alle 18:00

  • Modulo 1 - Documento amministrativo informatico e identità digitali 
  • Modulo 2 - La formazione dell’archivio digitale: il ruolo della registrazione e della classificazione d’archivio 

23 giugno dalle 9:00 alle 18:00

  • Modulo 3 - Classificare non basta: le aggregazioni documentarie (fascicoli informatici e serie). Il manuale di gestione
  • Modulo 4 - Policy e responsabilità per la gestione documentale. La qualità delle piattaforme documentali 

Area 2: La tenuta e la conservazione di archivi digitali

24 giugno dalle 9:00 alle 18:00

  • Modulo 5 - Principi e standard per la conservazione digitale depositi digitali, conservatori qualificati
  • Modulo 6 - Il quadro normativo nazionale: aggiornamenti e adempimenti  sulla gestione documentale e sulla conservazione a norma  

Area 3: Lo scarto e il piano di conservazione

25 giugno dalle 9.00 alle 18.00

  • Modulo 7 - Principi e criteri per la selezione e lo scarto di documenti  informatici e di archivi ibridi
  • Modulo 8 - Il piano di conservazione nella normativa vigente e nella prassi 

Sono previsti momenti continui di confronto con gli esperti sul tema, al fine di fornire spunti e soluzioni utili per la gestione dei documenti e degli archivi digitali.