Le scadenze del CAD e le novità normative per la formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici
Le linee guida indicano le modalità di formazione e gestione dei documenti con due principali adempimenti cui le PA devono far fronte:
- l’individuazione del Responsabile della gestione documentale
- l’adozione del Manuale di gestione documentale.
Essere in regola con gli adempimenti delle linee guida significa garantire efficienza ai processi interni e aderenza ai principi alla base del percorso di digitalizzazione e innovazione dei servizi dell’Amministrazione.
Registrazione, classificazione, formazione di fascicoli informatici e di altre aggregazioni documentali, elaborazione del manuale di gestione e del manuale di conservazione, selezione e scarto, archiviazione e conservazione costituiscono tuttora le attività critiche di un processo finalizzato ad accompagnare la trasformazione digitale del Paese senza rinunciare ai principi che sono alla base del nostro sistema documentario. È tuttavia necessario che gli enti siano in grado di operare una revisione degli strumenti esistenti con l’obiettivo non più rinviabile di formare, gestire e mantenere archivi digitali.
Nel Campus Obiettivo Gestione Documentale saranno oggetto di analisi sia i principi di base dei sistemi documentari digitali, sia gli strumenti necessari a sostenere la qualità della formazione e conservazione degli archivi pubblici.
L'obiettivo di questa serie di seminari e workshop dedicati alla gestione dei documenti e degli archivi digitali è quello di affrontare in forma modulare questioni di notevole complessità, che sono ancora oggi al centro di importanti interventi normativi. L’Agenzia per l’Italia digitale ha approvato nel settembre 2020 le Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici che hanno aggiornato molte indicazioni tecniche, introdotto nuovi requisiti, definito nuove attività e responsabilità in questo ambito.
Il percorso si compone di 8 moduli da 4 ore, suddivisi in 4 giornate, con la supervisione scientifica e la conduzione di Mariella Guercio, docente di gestione documentale presso la Scuola di specializzazione in beni archivistici e librari dell’Università La Sapienza di Roma in co-docenza con Monica Martignon, responsabile della divisione sistema bibliotecario e documentale e responsabile della conservazione presso l’Università Iuav di Venezia.
Per un totale di 32 ore di formazione e consulenza Percorso completo Campus OBIETTIVO Gestione documentale
Area 1: La gestione documentale
- Modulo 1 - Documento amministrativo informatico e identità digitali
- Modulo 2 - La formazione dell’archivio digitale: il ruolo della registrazione e della classificazione d’archivio
- Modulo 3 - Classificare non basta: le aggregazioni documentarie (fascicoli informatici e serie). Il manuale di gestione
- Modulo 4 - Policy e responsabilità per la gestione documentale. La qualità delle piattaforme documentali
16 ore di formazione e consulenza
8 ore di formazione e consulenza Area 2: La tenuta e la conservazione di archivi digitali
8 ore di formazione e consulenza Sono previsti momenti continui di confronto con gli esperti sul tema, al fine di fornire spunti e soluzioni
utili per la gestione dei documenti e degli archivi digitali.
Area 3: Lo scarto e il piano di conservazione
Maggiori informazioni
In questa pagina puoi consultare il programma del Campus Gestione Documentale | Come scrivere il manuale di gestione documentale della FPA Digital School e richiedere l'attivazione personalizzata
per il tuo ente in qualsiasi momento dell'anno!
Per iscriversi e partecipare contattaci scrivendo a fpadigitalschool@forumpa.it o chiamando il numero 0668425266
Docente: Mariella Guercio
Programma
Modulo 1 - Documento amministrativo informatico e identità digitaliIl modulo ha l’obiettivo di analizzare la natura e la funzione del documento amministrativo nel sistema giuridico italiano alla luce dell’evoluzione normativa in materia di documenti informatici e identità digitali.
Modulo 2 - La formazione dell’archivio digitale: il ruolo della registrazione e della classificazione d’archivio
Il modulo affronta il tema della registrazione dei documenti (di protocollo e particolare), il valore dei repertori e le modalità per progettare il sistema di classificazione dei documenti coerentemente con i princìpi archivistici e le indicazioni della normativa.
Modulo 3 - Classificare non basta: le aggregazioni documentarie (fascicoli informatici e serie). Il manuale di gestione
Il modulo approfondisce il nodo complesso della formazione dell’archivio digitale con riferimento alla formazione dei fascicoli e delle serie documentarie. Si discute la funzione del manuale di gestione e le peculiarità che ne assicurano la qualità operativa.
Modulo 4 - Policy e responsabilità per la gestione documentale. La qualità delle piattaforme documentali
Il modulo analizza il sistema delle responsabilità per la gestione documentale, i compiti del responsabile della gestione. Viene inoltre presentata e discussa la checklist per la valutazione della qualità delle piattaforme documentali.
Sono previsti momenti continui di confronto con gli esperti sul tema, al fine di fornire spunti e soluzioni utili per la gestione dei documenti e degli archivi digitali.
L’obiettivo di questo ciclo di incontri formativi è affrontare in 2 moduli i princìpi e gli strumenti che devono essere realizzati con efficienza e qualità nel rispetto della normativa vigente e degli standard di riferimento rispetto alla conservazione digitale e relativi adempimenti.
Docente: Mariella Guercio
Programma
Modulo 5 - Principi e standard per la conservazione digitale, I depositi digitali, conservatori qualificatiIl modulo su Princìpi e standard per la conservazione digitale ha l’obiettivo di analizzare i princìpi che guidano il processo di conservazione digitale con specifico riferimento al rapporto con le fasi di formazione dell’archivio, ai concetti di autenticità e integrità e alla funzione della documentazione di supporto ai processi conservativi. Affronta in dettaglio lo standard internazionale considerato il modello di riferimento per la conservazione digitale.
Modulo 6 - Il quadro normativo nazionale: aggiornamenti e adempimenti sulla gestione documentale e sulla conservazione a norma
Il modulo presenta il quadro attuale delle disposizioni sulla gestione documentale alla luce delle Linee guida Agid e del recente correttivo del CAD, dedicando una particolare attenzione ai nuovi adempimenti previsti e alle disposizioni sulla tenuta/archiviazione (conservazione a norma) dei documenti.
Sono previsti momenti continui di confronto con gli esperti sul tema, al fine di fornire spunti e soluzioni utili per la gestione dei documenti e degli archivi digitali.
L’obiettivo di questo ciclo di incontri formativi è affrontare in 2 moduli i princìpi e gli strumenti che devono essere realizzati con efficienza e qualità nel rispetto della normativa vigente e degli standard di riferimento rispetto alla selezione e allo scarto, agli archivi ibridi e al piano di conservazione.
Docenti: Mariella Guercio e Monica Martignon
Programma
Modulo 7 - Principi e criteri per la selezione e lo scarto di documenti informatici e di archivi ibridiIl modulo ha l’obiettivo di analizzare i princìpi e i criteri che devono guidare le operazioni di selezione, conservazione e scarto dei documenti archivistici in ambito analogico e digitale.
Modulo 8 - Il piano di conservazione nella normativa vigente e nella prassi
Il modulo ha l’obiettivo di analizzare le componenti di un piano di conservazione coerente con la normativa vigente. Si approfondiscono specifici quesiti operativi e casi pratici.
Sono previsti momenti continui di confronto con gli esperti sul tema, al fine di fornire spunti e soluzioni utili per la gestione dei documenti e degli archivi digitali.