Le scadenze del CAD e le novità normative per la formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici

Il 10 settembre 2020 sono state pubblicate le Linee Guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici che saranno pienamente applicabili dal 7 giugno di quest’anno.
Le linee guida indicano le modalità di formazione e gestione dei documenti con due principali adempimenti cui le PA devono far fronte:

• l’individuazione del Responsabile della gestione documentale
• l’adozione del Manuale di gestione documentale.

Si tratta dell’attuazione di un percorso normativo, ma ancor prima evolutivo, che segue l’innovazione digitale nell’applicazione dei modelli e delle procedure di gestione documentale.
Essere in regola con gli adempimenti delle linee guida significa garantire efficienza ai processi interni e aderenza ai principi alla base del percorso di digitalizzazione e innovazione dei servizi dell’Amministrazione.

Registrazione, classificazione, formazione di fascicoli informatici e di altre aggregazioni documentali, elaborazione del manuale di gestione e del manuale di conservazione, selezione e scarto, archiviazione e conservazione costituiscono tuttora le attività critiche di un processo finalizzato ad accompagnare la trasformazione digitale del Paese senza rinunciare ai principi che sono alla base del nostro sistema documentario. È tuttavia necessario che gli enti siano in grado di operare una revisione degli strumenti esistenti con l’obiettivo non più rinviabile di formare, gestire e mantenere archivi digitali.

Nel Campus Obiettivo Gestione Documentale saranno oggetto di analisi sia i principi di base dei sistemi documentari digitali, sia gli strumenti necessari a sostenere la qualità della formazione e conservazione degli archivi pubblici. 

L'obiettivo di questa serie di seminari e workshop dedicati alla gestione dei documenti e degli archivi digitali è quello di affrontare in forma modulare questioni di notevole complessità, che sono ancora oggi al centro di importanti interventi normativi. L’Agenzia per l’Italia digitale ha approvato nel settembre 2020 le Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici che hanno aggiornato molte indicazioni tecniche, introdotto nuovi requisiti, definito nuove attività e responsabilità in questo ambito.

Il percorso si compone di 8 moduli da 4 ore, suddivisi in 4 giornate, con la supervisione scientifica e la conduzione di Maria Guercio, docente di gestione documentale presso la Scuola di specializzazione in beni archivistici e librari dell’Università La Sapienza di Roma e Monica Martignon, responsabile della divisione sistema bibliotecario e documentale e responsabile della conservazione presso l’Università Iuav di Venezia.