Le scadenze del CAD e le novità normative per la formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici
Le linee guida indicano le modalità di formazione e gestione dei documenti con due principali adempimenti cui le PA devono far fronte:
- l’individuazione del Responsabile della gestione documentale
- l’adozione del Manuale di gestione documentale.
Essere in regola con gli adempimenti delle linee guida significa garantire efficienza ai processi interni e aderenza ai principi alla base del percorso di digitalizzazione e innovazione dei servizi dell’Amministrazione.
Registrazione, classificazione, formazione di fascicoli informatici e di altre aggregazioni documentali, elaborazione del manuale di gestione e del manuale di conservazione, selezione e scarto, archiviazione e conservazione costituiscono tuttora le attività critiche di un processo finalizzato ad accompagnare la trasformazione digitale del Paese senza rinunciare ai principi che sono alla base del nostro sistema documentario. È tuttavia necessario che gli enti siano in grado di operare una revisione degli strumenti esistenti con l’obiettivo non più rinviabile di formare, gestire e mantenere archivi digitali.
Nel Campus Obiettivo Gestione Documentale saranno oggetto di analisi sia i principi di base dei sistemi documentari digitali, sia gli strumenti necessari a sostenere la qualità della formazione e conservazione degli archivi pubblici.
L'obiettivo di questa serie di seminari e workshop dedicati alla gestione dei documenti e degli archivi digitali è quello di affrontare in forma modulare questioni di notevole complessità, che sono ancora oggi al centro di importanti interventi normativi. L’Agenzia per l’Italia digitale ha approvato nel settembre 2020 le Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici che hanno aggiornato molte indicazioni tecniche, introdotto nuovi requisiti, definito nuove attività e responsabilità in questo ambito.
Il percorso si compone di 8 moduli da 4 ore, suddivisi in 4 giornate, con la supervisione scientifica e la conduzione di Maria Guercio, docente di gestione documentale presso la Scuola di specializzazione in beni archivistici e librari dell’Università La Sapienza di Roma e Monica Martignon, responsabile della divisione sistema bibliotecario e documentale e responsabile della conservazione presso l’Università Iuav di Venezia.
Il corso si attiva al raggiungimento del numero minimo di 10 persone.
Per un totale di 32 ore di formazione e consulenza al prezzo di €2.000 euro per PA anziché € 2.320
,00
per utenti appartenenti alla pubblica amministrazione e € 2.200,00
+ IVA (anziché € 2.560,00 ) per utenti privati.
Inoltre, è previsto un ulteriore sconto del 20% dedicato a gruppi di iscritti superiori a 5 unità.Percorso completo Campus OBIETTIVO Gestione documentale
Area 1: La gestione documentale
10 maggio dalle 9:00 alle 18:00
- Modulo 1 - Documento amministrativo informatico e identità digitali
- Modulo 2 - La formazione dell’archivio digitale: il ruolo della registrazione e della classificazione d’archivio
11 maggio dalle 9:00 alle 18:00
- Modulo 3 - Classificare non basta: le aggregazioni documentarie (fascicoli informatici e serie). Il manuale di gestione
- Modulo 4 - Policy e responsabilità per la gestione documentale. La qualità delle piattaforme documentali
16 ore di formazione e consulenza al prezzo di € 1.160,00 (esente IVA) a partecipante per gli enti pubblici e € 1.280,00 + IVA per i soggetti privati e i liberi professionisti.
18 maggio dalle 9:00 alle 18:00 8 ore di formazione e consulenza al prezzo di € 580,00 (esente IVA) a partecipante per gli enti pubblici e €
640,00 + IVA per i soggetti privati e i liberi professionisti. Area 2: La tenuta e la conservazione di archivi digitali
19 maggio dalle 9.00 alle 18.00 8 ore di formazione e consulenza al prezzo di € 580,00 (esente IVA) a partecipante per gli enti pubblici e
€
640,00 + IVA per i soggetti privati e i liberi professionisti. Sono previsti momenti continui di confronto con gli esperti sul tema, al fine di fornire spunti e soluzioni
utili per la gestione dei documenti e degli archivi digitali.
Area 3: Lo scarto e il piano di conservazione
Sconti e agevolazioni
Per gruppi superiori a 5 partecipanti dello stesso ente è previsto uno sconto del 20% sul prezzo totale.
Maggiori informazioni
Per iscriversi e partecipare contattaci entro il 5 maggio scrivendo a fpadigitalschool@forumpa.it
Docente: Mariella Guercio
Programma
10 maggio 2021 ore 9.00-13.00
Modulo 1 - Documento amministrativo informatico e identità digitaliIl modulo ha l’obiettivo di analizzare la natura e la funzione del documento amministrativo nel sistema giuridico italiano alla luce dell’evoluzione normativa in materia di documenti informatici e identità digitali.
10 maggio 2021 ore 14.00-18.00
Modulo 2 - La formazione dell’archivio digitale: il ruolo della registrazione e della classificazione d’archivioIl modulo affronta il tema della registrazione dei documenti (di protocollo e particolare), il valore dei repertori e le modalità per progettare il sistema di classificazione dei documenti coerentemente con i principi archivistici e le indicazioni della normativa.
11 maggio 2021 ore 9.00-13.00
Modulo 3 - Classificare non basta: le aggregazioni documentarie (fascicoli informatici e serie). Il manuale di gestioneIl modulo approfondisce il nodo complesso della formazione dell’archivio digitale con riferimento alla formazione dei fascicoli e delle serie documentarie. Si discute la funzione del manuale di gestione e le peculiarità che ne assicurano la qualità operativa.
11 maggio 2021 ore 14.00-18.00
Modulo 4 - Policy e responsabilità per la gestione documentale. La qualità delle piattaforme documentaliIl modulo analizza il sistema delle responsabilità per la gestione documentale, i compiti del responsabile della gestione. Viene inoltre presentata e discussa la checklist per la valutazione della qualità delle piattaforme documentali.
Sono previsti momenti continui di confronto con gli esperti sul tema, al fine di fornire spunti e soluzioni utili per la gestione dei documenti e degli archivi digitali.
L’obiettivo di questo ciclo di incontri formativi è affrontare in 2 moduli i principi e gli strumenti che devono essere realizzati con efficienza e qualità nel rispetto della normativa vigente e degli standard di riferimento rispetto alla conservazione digitale e relativi adempimenti.
Docente: Mariella Guercio
Programma
18 maggio 2021 ore 9.00-13.00
Modulo 5 - Principi e standard per la conservazione digitale, I depositi digitali, conservatori qualificatiIl modulo su Principi e standard per la conservazione digitale ha l’obiettivo di analizzare i principi che guidano il processo di conservazione digitale con specifico riferimento al rapporto con le fasi di formazione dell’archivio, ai concetti di autenticità e integrità e alla funzione della documentazione di supporto ai processi conservativi. Affronta in dettaglio lo standard internazionale considerato il modello di riferimento per la conservazione digitale.
18 maggio 2021 ore 14.00-18.00
Modulo 6 - Il quadro normativo nazionale: aggiornamenti e adempimenti sulla gestione documentale e sulla conservazione a normaIl modulo presenta il quadro attuale delle disposizioni sulla gestione documentale alla luce delle Linee guida Agid e del recente correttivo del CAD, dedicando una particolare attenzione ai nuovi adempimenti previsti e alle disposizioni sulla tenuta/archiviazione (conservazione a norma) dei documenti.
Sono previsti momenti continui di confronto con gli esperti sul tema, al fine di fornire spunti e soluzioni utili per la gestione dei documenti e degli archivi digitali.
L’obiettivo di questo ciclo di incontri formativi è affrontare in 2 moduli i principi e gli strumenti che devono essere realizzati con efficienza e qualità nel rispetto della normativa vigente e degli standard di riferimento rispetto alla selezione e allo scarto, agli archivi ibridi e al piano di conservazione.
Docenti: Mariella Guercio e Monica Martignon
Programma
19 maggio 2021 ore 9.00-13.00
Modulo 7 - Principi e criteri per la selezione e lo scarto di documenti informatici e di archivi ibridiIl modulo ha l’obiettivo di analizzare i principi e i criteri che devono guidare le operazioni di selezione, conservazione e scarto dei documenti archivistici in ambito analogico e digitale.
19 maggio 2021 ore 14.00-18.00
Modulo 8 - Il piano di conservazione nella normativa vigente e nella prassiIl modulo ha l’obiettivo di analizzare le componenti di un piano di conservazione coerente con la normativa vigente. Si approfondiscono specifici quesiti operativi e casi pratici.
Sono previsti momenti continui di confronto con gli esperti sul tema, al fine di fornire spunti e soluzioni utili per la gestione dei documenti e degli archivi digitali.